Privacyverklaring

Privacyverklaring

Ingangsdatum: 1-11-2018
Datum laatste wijziging: 26-6-2023

De scholen binnen de Stichting Obase, nemen privacy serieus. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd.

Privacybeleid

Stichting Obase verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. We voldoen daarbij aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving aan ons stelt.

Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek.
Een goede en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens binnen de school is daarvoor een randvoorwaarde.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt nieuwe en verdergaande eisen aan de omgang met persoonsgegevens. Het privacyreglement van Obase en het beleid dat daaraan ten grondslag ligt hebben wij daarom herzien en aangevuld op de punten waar de AVG dit vereist. Met het reglement beoogt Obase ervoor zorg te dragen dat op de scholen van Obase de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt conform de Verordening, de implementatiewet Verordening, sectorgedragscodes, sectorbeveiligingscodes en organisatie-specifieke (interne) regelingen.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Obase verwerkt persoonsgegevens van leerlingen, personeel, bezoekers en andere personen. Een deel van die persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkenen. Bijvoorbeeld de NAW-gegevens via het inschrijvingsformulier voor leerlingen en bij het in dienst nemen van personeel. Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf, zoals voortgangsgegevens van leerlingen en gegevens over het functioneren van medewerkers. Verder ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden.

Van leerlingen verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Wij vragen u bij aanmelding om verschillende persoonsgegevens in te vullen zoals aangegeven op het Inschrijfformulier Leerlingen. Wij vragen u in elk geval om de volgende persoonsgegevens:

Persoonsgegevens van uw kind.
Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres en woonplaats, BSN (of tijdelijk onderwijsnummer), land van herkomst, datum in Nederland, culturele achtergrond, gegevens over voorschoolse educatie, school van herkomst, datum aanmelding, datum eerste schooldag, medicijnen, allergieën. U kunt hierbij ook aangeven of uw kind extra ondersteuning nodig heeft.

Persoonsgegevens van u.
Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, land van herkomst, adres en woonplaats, beroep, opleiding, waar u werkt, telefoonnummer, burgerlijke staat, e-mailadres, gegevens over de gezinssamenstelling, huisarts en verzekering

Gegevens nodig voor het geven van onderwijs en begeleiding.
Om onderwijs te kunnen verzorgen registreren wij gegevens over de vorderingen van uw kind op school, zoals nummer van de groep, cijfers en voortgangsrapporten. Wij berekenen bij inschrijving bovendien een leerling gewicht van de leerling, welke wij opnemen in onze administratie. Ook houden wij een verzuimregistratie bij. Wij stellen bij het verlaten van de school een onderwijskundig rapport op over de schoolvorderingen en leermogelijkheden van uw kind. Hierin staan gegevens over resultaten, ontwikkelingen, gedrag en verzuim. Wij kunnen ook een schooladvies en score van landelijke toetsen (zoals Cito) vastleggen. Soms is het nodig om bijzondere persoonsgegevens te verwerken om uw kind beter te kunnen begeleiden, waaronder medische gegevens (zoals over dyslexie, ADHD of over een allergie). Wij kunnen ook persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om (digitale) leermiddelen aan te bieden. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om een inlognaam en wachtwoord, een IP adres, de groep waarin uw kind zit en het niveau dat uw kind heeft. Verder kunnen wij persoonsgegevens van u en uw kind verwerken die verband houden met uw contact met de school, bijvoorbeeld wanneer u vragen of klachten aan ons heeft gericht of ten aanzien van bepaalde taken die u voor de school uitvoert.
Wanneer u betaling verricht aan de school, kunnen wij uw bankgegevens (IBAN) verwerken.

Gegevens die wij niet van de leerling (of ouder(s) en/of verzorger(s)) hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van de volgende derde partijen:

• Eventuele voorgaande school van uw kind
• Eventuele zorgverleners waaraan u toestemming heeft verleend om de school te informeren

Van medewerkers verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Persoonsgegevens van de medewerker.
Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres, BSN (of tijdelijk nummer), nationaliteit, bankrekeningnummer. Gegevens met betrekking tot het huidige dienstverband en voorgaande dienstverbanden, opleidingen en kwalificaties, salaris en vergoedingen. Informatie met betrekking tot het functioneren, verlof en verzuim.

Persoonsgegevens van de partner van de medewerker
Voor- en achternaam, geboortedatum

Gegevens die wij niet van de medewerker hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van de volgende derde partijen:
Arbo unie, Postbus 44094, 3006 HB Rotterdam

Waarom wij persoonsgegevens gebruiken

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren. Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om onderwijs te geven en leerlingen begeleiding te bieden. Persoonsgegevens van personeel gebruiken wij alleen met het oog op het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Wij gebruiken de persoonsgegevens van u en uw kind voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:

• Om uw kind in te schrijven op onze school, ten behoeve van de toelating en plaatsing van uw kind op onze school. Wij verwerken daarbij ook gegevens over uw opleiding, om een leerling gewicht toe te kennen. De door u opgegeven opleidingsgegevens kunnen wij (laten) controleren.
• Voor het organiseren van onderwijs door de school en door Obase, het geven van onderwijs en begeleiding aan uw kind, het geven van adviezen over onderwijs op basis van vorderingen van uw kind. Wij zijn in dit verband onder andere verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen in een leerlingvolgsysteem.
• Om u op de hoogte te houden over de voortgang van uw kind.
• Om, al dan niet samen met Obase, (digitale) onderwijsmaterialen en leermiddelen aan te bieden.
• Ten behoeve van de overgang van uw kind van onze school naar een andere onderwijsinstelling.
• Voor het berekenen, vastleggen en innen van schoolgeld en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten.
• Ten behoeve van interne en externe communicatie van en over de school, zoals de schoolgids of een nieuwsbrief.
• Ten behoeve van buitenschoolse activiteiten zoals schoolreisjes en ouder activiteiten.
• Om ouders in de gelegenheid te stellen om contact met elkaar op te nemen.
• Ten behoeve van de samenwerking van de scholen binnen Obase en de verplichtingen die daaruit voortvloeien.
• Om uw vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen, en deze in voorkomend geval voor te leggen aan Obase.
• Om samen met Obase leerlingen een passende en veilige leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal.
• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons en/of op Obase rusten, waaronder verplichtingen uit hoofde van de Wet op het Primair Onderwijs.

Wij gebruiken de persoonsgegevens van personeelsleden:

• Voor de uitvoering van het dienstverband.
• Voor het uitbetalen van salarissen, onkostenvergoedingen en declaraties.
• Voor het voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons en/of op Obase rusten, waaronder verplichtingen vanuit de fiscale wetgeving.

Beveiligen en bewaren

De school neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons veiligheidsbeleid.

De school heeft de volgende maatregelen geïmplementeerd:

• Er is passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.
• De school neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens.
• De school zorgt dat de toegang tot systemen beveiligd is door middel van een passend beleid voor wachtwoorden dat aansluit bij de stand van de techniek.
• Maatregelen zijn genomen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen verwerkingsrisico’s, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
• De school heeft maatregelen genomen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling.
• Er is een protocol waarin is vastgelegd hoe wordt gehandeld in geval van beveiligingsincidenten.

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Gegevens van leerlingen verwijderen wij twee jaar na uitschrijving. Voor personeel geldt hetzelfde, tenzij de school zich moet houden aan (een langere) bewaartermijn uit de wet.

De meeste gegevens die door de school worden verwerkt worden twee jaar nadat de leerling is uitgeschreven vernietigd. Deze termijn geldt niet voor gegevens over in- en uitschrijving en verzuim, gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel bekostiging de school ontvangt, het schooladvies en in voorkomend geval het psychologisch rapport dat is opgevraagd bij een school voor po in het kader van de toelating. Deze gegevens worden respectievelijk minimaal 5 jaar, 7 jaar en 3 tot maximaal 5 jaar bewaard.
Gegevens die de school verwerkt van personeelsleden worden bewaard tot twee jaar na uitdiensttreding van het personeelslid. Deze termijn geldt niet voor loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen en niet voor Persoonsgegevens (NAW en Burgerlijke staat) en afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden. Deze gegevens worden respectievelijk minimaal 5 jaar en minimaal 7 jaar bewaard.

Deelt de school persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de school worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd. De school maakt ook gebruik van clouddiensten waarbij gegevens op een server in het buitenland worden opgeslagen. Dit doen wij alleen als sprake is van een adequaat niveau van gegevensbescherming.

Wij kunnen uw persoonsgegevens in beperkte gevallen delen met derden. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in dit Privacy Statement, meer in het bijzonder het verzorgen van onderwijs en het bewaken van de kwaliteit van het onderwijs.

Obase

Sinds 1 januari 2006 vallen alle openbare basisscholen op het eiland, waaronder een speciale school voor basisonderwijs, onder de Stichting Obase. De stichting omvat 11 scholen, een onderwijsbureau en een directeur-bestuurder.
Elke school heeft een schooldirectie, personeelsleden en een medezeggenschapsraad.
Ten behoeve van continuïteit en kwaliteit van het onderwijs dat wij verzorgen hebben daartoe geautoriseerde medewerkers van Obase toegang tot bepaalde administratie systemen waarin persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders zijn vastgelegd en kan de school persoonsgegevens aan Obase doorgeven. In dit verband koopt Obase centraal administratieve systemen in zoals Parnassys (leerlingen administratie en leerling volgsysteem). Obase kan voorts persoonsgegevens verwerken om het plaatsingsbeleid te optimaliseren en om vragen en klachten af te handelen.

Overheidsinstanties

Wij kunnen de persoonsgegevens van uw kind delen met overheidsinstanties, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of in verband met een wettelijke verplichting. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om gegevens die wij verplicht zijn om te delen met bevoegde instanties, zoals de onderwijsinspectie, de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) of de GGD. Ook moeten wij persoonsgegevens van uw kind delen wanneer hij of zij naar een andere school gaat – deze zijn vastgelegd in het onderwijskundig rapport. Bij een vermoeden van huishoudelijk geweld kunnen wij een melding doen bij Veilig Thuis of een andere daartoe aangewezen en bevoegde instantie. Als te vaak sprake is van ongeoorloofd verzuim moet dit worden gemeld aan de leerplichtambtenaar.
De ontvangende overheidsinstantie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en moet zich houden aan de toepasselijke privacy verplichtingen.

Externe leveranciers

Wij maken gebruik van een aantal diensten van derden om het onderwijs te ondersteunen en die als verwerker persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerken. Obase heeft bijvoorbeeld afspraken gemaakt met externe leveranciers voor administratiesystemen en leerlingvolgsystemen, zoals Parnassys van Topicus.

Daarnaast maken wij gebruik van digitale leermiddelen, die wij onder andere aanbieden via de portal van Stichting Basispoort. Een overzicht van de door ons gebruikte digitale leermiddelen kunt u vinden in de bijlage bij dit Privacy Statement. Als u wilt weten hoe de leveranciers van digitale leermiddelen omgaan met leerling gegevens, dan kunt u dat nalezen in de privacy bijsluiters die horen bij de leermiddelen die wij op school gebruiken.

Andere ouders

Wanneer u daarmee akkoord bent gegaan, kunnen wij voorts uw persoonsgegevens en die van uw kind delen met andere ouders, bijvoorbeeld via de klassenlijst of via online communicatie netwerken (zoals WhatsApp-groepen, het ouderportaal van Parnassys, de communicatie app Parro, de Facebookpagina of onze websites). Wij hebben geen zeggenschap over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door derden die kennis nemen van de klassenlijst of via genoemde communicatienetwerken.

Wanneer wij persoonsgegevens delen met derden, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij hiervoor aanvullende afspraken zijn gemaakt met deze derden, of wanneer maatregelen zijn genomen die ervoor zorgen dat de privacy van u en uw kind zijn gewaarborgd.

De uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 (de zogenaamde Shrems II-zaak) en de Brexit hebben implicaties voor de doorgifte van persoonsgegevens. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen ondervangen

Melding misstanden

Ook als u een melding doet van een misstand in onze organisatie, zullen uw gegevens worden verwerkt. U kunt daarom ook een melding doen bij de door onze school aangewezen functionaris doen. Deze functionaris kan door u in vertrouwen worden benaderd. Deze gegevens zullen zonder uw toestemming niet worden gedeeld met de schoolleiding. Voor meer informatie over de regeling verwijzen wij u naar de voor onze organisatie vastgestelde klachtenregeling.

Welke rechten heb ik?

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de school vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen.

Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Deze rechten kunt u ook uitoefenen namens uw kind. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van de gegevens van uzelf of van uw kind of vragen dit gebruik te beperken. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen aan het contactadres onderaan dit Privacy Statement. Geef daarbij duidelijk aan welke persoonsgegevens u wilt inzien, corrigeren of aanvullen.

Wij zullen u de gevraagde gegevens binnen 4 weken toesturen of de gevraagde correctie of verwijdering binnen 4 weken verwerken.

Verzoeken kunnen echter niet worden gehonoreerd als dit in strijd zou zijn met wettelijke bepalingen of andere zwaarwegende belangen. Een voorbeeld hiervan is een verzoek om gegevens te verwijderen terwijl de school deze gegevens vanwege een wettelijke bewaartermijn beschikbaar moet houden. Als dat het geval is zullen wij u hierover informeren en daarbij motiveren waarom niet (geheel) aan uw verzoek kan worden voldaan. Ook dit doen we binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek.

Wij rekenen in beginsel geen kosten voor de behandeling van uw verzoek. Een uitzondering kan worden gemaakt als wij menen dat invulling van het verzoek een onevenredige belasting met zich meebrengt. Dat kan bijvoorbeeld zijn als u in korte tijd meerdere informatieverzoeken indient zonder dat daarvoor een specifieke reden is. Of als u vraagt om extra kopieën van aangeleverde informatie.

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens. Dan kunt u contact opnemen met de school via het e-mailadres of rechtstreeks met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) Astrid van der Waal via a.vanderwaal@swvgo.nl.

Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze FG via de hiervoor genoemde contactgegevens. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens via (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens).

Geautomatiseerde besluitvorming

Obase maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waaraan rechtsgevolgen voor de betrokkenen zijn verbonden of de betrokkene in aanmerkelijke mate treft (dat wil zeggen: besluitvorming zonder menselijke tussenkomst met grote gevolgen voor de betrokkene zoals het automatisch afwijzen van sollicitanten)

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

De laatste wijziging (van 18-03-2021) betreft toevoeging van een alinea betreffende de doorgifte van persoonsgegevens na de zaak Shrems II en de Brexit.